Receptionist följebrev exempel & skrivtips

Oavsett om du precis har börjat som receptionist eller byter receptionistjobb med många års erfarenhet bakom dig, finns det två sorters jobb du kan sluta med. Det finns den sorten som mer eller mindre betalar räkningarna och så finns den som får dig att le utan uppenbar anledning hela dagen.

Det allra första steget till denna glada plats är ett personligt brev som får ditt receptionist-CV i rätt hög och en intervjutid med ditt namn på. Den här artikeln guidar dig genom processen att skriva en som är minst lika bra, även om du skriver ett personligt brev till receptionisten utan erfarenhet. Läs vidare för att ta reda på hur, steg för steg.

Skapa ditt CV nu

Skapa ditt CV nu

Receptionist följebrev exempel

Här är vad som ska inkluderas i ett följebrev för receptionister:

1. Börja ditt följebrev från receptionisten med en korrekt upplagd rubrik

Precis som ditt skrivbord och företagsnamnet på eller bakom det, är rubriken på ditt följebrev för receptionist det första folk kommer att se när de får din ansökan. Precis som ett företagsnamn och logotyp måste din header uppfylla vissa grundläggande krav och se lämpligt professionell ut när den gör det.

Det finns inget utrymme för kreativitet här, följ bara denna inställning:

• Rikta till höger ditt: namn, adress, e-post och telefonnummer, lämna en rad och lägg till datum för skrivning, även justerat till höger.
• Justera till vänster: rekryterarens/rekryterarens fullständiga namn, deras befattning, företagsnamn och företagets postadress.

Receptionist följebrev exempel: rubrik

Du kan justera varje följebrev som skapas i byggaren för att möta jobbkraven. Välj namnet på ditt yrke och det företag som du söker till, så anpassar LiveCareers följebrevsbyggare automatiskt innehållet åt dig. Skapa ett följebrev snabbare än du någonsin trodde var möjligt och ansök om jobbet på rekordtid.

Skapa ditt CV nu

2. Adressera läsaren av ditt följebrev till en receptionist på rätt sätt

Hälsningen du väljer för att börja ditt följebrev måste vara som ditt leende när en besökare går fram till ditt skrivbord. Det kan vara en ren formalitet, det är bra, men det måste ändå vara professionellt och artigt. Om det finns en vinnande formel här är det "Kära" + personens förnamn.

Om du inte känner dig bekväm med att börja på förnamnsbasis (om du till exempel skriver till någon som är betydligt äldre), så är "Kära" + personens titel + deras efternamn ett säkert alternativ. I sådana fall, använd alltid "Ms" för kvinnor om de inte har gjort det klart att de föredrar något annat.

Om inte personen du skriver till har en akademisk (eller militär eller religiös) titel, måste du vara säker på deras kön innan du vänder dig till dem. Om du fortfarande inte är säker på att någons kön har försökt ta reda på det, och fortfarande inte vill använda bara deras förnamn, använd "Kära" + deras fullständiga namn istället.

Vad händer om du inte alls känner till rekryterarens namn? Skriv ut den odödliga "To Whom It May Concern" och lämna det där? Absolut inte. Undvik denna fras och andra liknande den (t.ex. "Dear Sir/Madame") som pesten. Gör istället allt du kan för att ta reda på vem som kommer att ta emot din ansökan.

I den extremt sällsynta situationen att du inte kan ta reda på vem du ska adressera ditt följebrev till , adressera det till lämplig roll eller position. Du kan till exempel använda "Kära kontorschef" eller "Kära receptionschef". Du måste fortfarande göra lite forskning för att göra detta bra.

Följebrev för en receptionist exempel: hälsning

3. Öppna ditt följebrev för receptionisten med ett uppmärksammat första stycke

I de flesta interaktioner är du din arbetsgivares första intryck vad gäller besökare och kallare. Sättet du hälsar på, instruerar eller dirigerar en besökare spelar en stor roll för hur de kommer att uppfatta din arbetsgivare. Det inledande stycket i ditt följebrev för receptionist liknar på många sätt.

Förutom att i allmänhet imponera och fånga din läsares uppmärksamhet, måste ditt inledande stycke:

• Ange vilken tjänst du söker till och företagets namn.
• Visa vad du kan erbjuda din potentiella nya arbetsgivare (genom att visa vad du har gjort för dina tidigare arbetsgivare).
• Bli fylld av din entusiasm för rollen.

Om du redan har erfarenhet av att arbeta som receptionist, är hur du går tillväga för att uppnå den andra punkten ovan ganska enkelt:

• Börja med en prestation, något du gjorde på jobbet och de fördelar det gav din arbetsgivare.
• Se till att det är tydligt att denna prestation stämmer överens med företagets mål.
• Förklara hur du kan tillämpa de färdigheter som ledde till din prestation på företagets situation (detta är ofta självklart och behöver inte preciseras).

Om du skriver ett följebrev för receptionist utan erfarenhet måste du ta ett lite annat grepp:

• Leda med din passion för rollen (eller till och med företaget).
• Beskriv en relevant prestation från dina studier eller något volontär- eller praktikarbete du har gjort.
• Inkludera en övertygelse, genom vilken du visar att du är en match för företagets påstådda värderingar och uppdrag.

Blev du hänvisad till tjänsten? Nu är ett bra tillfälle att nämna det om du var det. Det faktum att någon inom organisationen tror att du skulle passa bra är ett stort plus för dig och företaget. Så passa på att släppa namn. Det är inte nepotism så länge du är ansvarig för det.

Hela det inledande stycket bör ta upp totalt 40–80 ord. Så hur komplicerat det än kan tyckas så är det inte så mycket i slutändan. Kolla in exemplet nedan för inspiration.

Receptionist följebrev exempel: inledande stycke

Du behöver inte skapa något innehåll själv. LiveCareers Skapa ditt CV nu kommer automatiskt att föreslå det bästa innehållet för ditt följebrev med färdiga exempel och experttips.

Skapa ditt CV nu

4. Använd ditt personliga brev från receptionisten för att visa vad du kan ta med till företaget

Det finns tillräckliga receptionister och det finns bra receptionister. Du kan påstå att du är fantastisk vad du vill, men att visa kommer alltid att vara effektivare än att berätta. Visa vad du kan tillföra företaget genom att presentera de förmåner du tillfört din nuvarande och/eller tidigare arbetsgivare.

Gör detta genom att beskriva två eller tre av dina prestationer från tidigare jobb. En prestation är helt enkelt en beskrivning av åtgärder du vidtagit på jobbet och de fördelar som din arbetsgivare fick av dessa åtgärder. Dina handlingar kan ha varit ett svar på ett visst projekt, problem eller, mer allmänt, situation.

Ju nyare dessa åtgärder, desto bättre, naturligtvis. Se till att kvantifiera allt du kan – först och främst fördelarna som din arbetsgivare fick av din kompetens, ansträngning eller initiativ. Börja varje prestation med ett starkt verb, som "hanterad", "organiserad" eller "reducerad". Ställ in scenen om det behövs.

Överväg att använda något som CAR-metoden (Context-Action-Result) för att hjälpa dig att organisera dina tankar. Du kan uppskatta saker för att sätta siffror på dem, men håll dig jordad och håll det realistiskt. Sätt ihop två eller tre prestationer som denna med precis tillräckligt med förklaringar för att binda dem till en sammanhängande helhet.

Du bör sikta på att sluta på 120–200 ord totalt. Detta kan vara i form av ett stycke eller två. Använd punktpunkter för att dela upp stora textblock i mindre, mer hanterbara och lättsökbara bitar. Ditt följebrev från receptionisten kommer att läsas mer än en gång om du gör det rätt.

Receptionist följebrev exempel: body paragraf

5. Slå in ditt personliga brev till receptionisten och inkludera en CTA

Ta totalt 40–60 ord för att snyggt knyta ihop alla lösa trådar och skickligt sammanfatta dina prestationer. Länka tillbaka dem till hur du kan gynna företaget om det inte är direkt uppenbart. Pressa in lite mer av din forskning om företaget om du kan, men tvinga inte fram det.

Tacka alla som läser ditt följebrev för sin tid och uppmärksamhet. Det är en liten men betydelsefull gest som visar din uppskattning och att du värdesätter deras tid. Avsluta ditt följebrev med en självsäker uppmaning till handling (CTA) där du föreslår nästa steg i processen (ett telefonsamtal eller en intervju).

Följebrev för en receptionist exempel: stängning

6. Skriv av ditt personliga brev från receptionisten på rätt sätt

Du vet de där samtalen som tar en sekund att svara men som gör dig konstigt nöjd över att ha kunnat hjälpa någon? Det kan vara något så enkelt som "vilken tid stänger du idag?" och ändå får du en känsla av att du är på gång. Att skriva av på ditt personliga brev kan vara så på många sätt.

Det finns inget med det, bara två alternativ och ett val att göra:

• Avsluta med "Med vänliga hälsningar" om du adresserade följebrevet till någon vid namn.
• Avsluta med "Med vänliga hälsningar" om du inte gjorde det, t.ex. om du använde "Kära Office Manager".

Lämna lite extra utrymme innan du skriver ditt fullständiga namn. Det här utrymmet är till för din signatur om det slutar med att du skriver ut ditt följebrev och skickar in det i papperskopia. I det mer troliga fallet att du skickar in din ansökan elektroniskt, lämna utrymmet ovanför ditt inskrivna namn tomt.

Receptionist följebrev exempel: sign-off

7. Ha dessa saker i åtanke innan du skickar ditt personliga brev till receptionisten

God uppmärksamhet på detaljer kommer alltid att vara en viktig egenskap hos en receptionist. Från att föra tydliga anteckningar om möten och meddelanden till att hålla koll på paket och nyckelkort. Se till att ditt personliga brev från receptionisten visar upp din uppmärksamhet på detaljer på alla möjliga sätt. Följ dessa formateringsregler för följebrev :

Håll rätt längd och proportioner i schack

Hur långt kan ett följebrev vara?

• Shoty följebrev fungerar bäst (särskilt om det är ett följebrev via e-post ). Du bör sluta med 250–400 ord totalt (en halv A4-sida till en A4-sida)
• Ditt inledande stycke bör vara mellan 60 och 80 ord
• Dina huvudstycken bör vara mellan 120 och 200 ord
• Ditt avslutande stycke bör vara mellan 40 och 60 ord.

Ditt receptionist-CV och personligt brev bör matcha

Ditt receptionist-CV och ditt personliga brev är två delar av en helhet. Ditt val av teckensnitt, teckenstorlek och eventuella färger du använder (om någon) bör återspegla detta. Se till att dessa två dokument bildar en uppenbar uppsättning, visuellt.

Välj ett subtilt, professionellt typsnitt

Ditt val av typsnitt bör inte dra uppmärksamheten till sig själv. Om det bara kunde finnas en regel för att välja ett typsnitt skulle det vara "inget galet". Något som Noto, Garamond eller Arial kommer att vara bra och om du är osäker, lämna standard Liberation eller Calibri på plats. Teckenstorleken bör hållas på 11 eller 12 punkter.

Var uppmärksam på layout och avstånd

För en snygg följebrevslayout , använd gott om vitt utrymme för att tydligt separera delarna av ditt följebrev . Se till att allt ser så balanserat ut som du kan.

Kopiera inte in ditt personliga brev från receptionisten

Om du följer den här guiden kommer du att upptäcka att du måste skriva ett nytt följebrev för varje jobbansökan. Gå inte i fällan att försöka återvinna delar av ett följebrev för att använda i ett annat. Börja varje följebrev från början. Detta är kanske det enskilt mest effektiva sättet att öka dina chanser.

Håll dig till PDF-formatet

Ett sista råd. Skydda din formatering genom att spara/exportera till PDF, såvida du inte har blivit ombedd om något annat, förstås.

Enbart ett personligt brev räcker helt enkelt inte – du behöver också ett slagkraftigt CV. Skapa ditt CV på några minuter. Följ bara vår guide och fyll i varje CV-avsnitt med färdigt innehåll. Kom igång genom att välja en professionell CV-mall .

Skapa ditt CV nu

Jag hoppas att den här artikeln har varit vad du letade efter! Är det något jag berört som är oklart? Skriver du ett personligt brev som receptionist utan erfarenhet? Vänligen meddela mig i kommentarsfältet nedan.

Hur vi granskar innehållet på LiveCareer

Vårt redaktionsteam har granskat den här artikeln för efterlevnad av Livecareers redaktionella riktlinjer . Det är för att säkerställa att våra expertråd och rekommendationer är konsekventa i alla våra karriärguider och stämmer överens med nuvarande standarder och trender för att skriva CV och personliga brev. Vi är betrodda av över 10 miljoner arbetssökande som stöttar dem på vägen mot att hitta sitt drömjobb. Varje artikel föregås av forskning och granskning för att säkerställa att vårt innehåll svarar mot aktuella marknadstrender och efterfrågan.